Polityka prywatności Clovie

1. Administrator danych

Usługę Clovie (clovie.pl) prowadzi Piotr Gadnicki z siedzibą w Poznaniu (dalej: „Usługodawca”). Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected].

2. Role: administrator i procesor

Wobec danych klientów SaaS (konta, konfiguracja, rozliczenia) Usługodawca jest administratorem danych. Wobec danych gości rozmawiających z widgetem czatu na stronach klientów, administratorem jest klient SaaS (właściciel strony), a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na jego zlecenie. Umowa powierzenia przetwarzania (DPA) jest dostępna na żądanie: [email protected].

3. Jakie dane przetwarzamy

• dane konta: e-mail, nazwa organizacji (logowanie i zarządzanie kontem przez Clerk),
• konfiguracja asystentów: treści wprowadzone przez klienta (prompty, wygląd widgetu),
• baza wiedzy: pliki i adresy URL wgrane przez klienta w celu indeksacji,
• rozmowy z widgetu: treść wiadomości gości i odpowiedzi asystenta, anonimowy identyfikator gościa,
• dane rezerwacji konsultacji: imię i adres e-mail podane przez gościa przy umawianiu spotkania (jeśli klient włączył tę funkcję),
• dane rozliczeniowe: obsługiwane przez Stripe (nie przechowujemy numerów kart).

4. Modele AI (LLM)

W celu wygenerowania odpowiedzi asystenta treść rozmowy oraz dopasowane fragmenty bazy wiedzy przekazywane są do dostawców modeli językowych: Anthropic, PBC (modele Claude) i OpenAI, L.L.C. (modele GPT, embeddingi). Gdy podstawowy dostawca jest chwilowo niedostępny (np. przeciążenie usługi), odpowiedź może wygenerować model drugiego z wymienionych dostawców (mechanizm awaryjny). Zgodnie z warunkami API obu dostawców dane przekazane przez API nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Nie należy wpisywać w czacie danych szczególnych kategorii (np. danych o zdrowiu).

5. Odbiorcy i transfery danych

Podmioty przetwarzające, z których korzysta usługa:

• Clerk, Inc.: uwierzytelnianie i konta użytkowników,
• Stripe, Inc.: płatności i subskrypcje,
• Anthropic, PBC oraz OpenAI, L.L.C.: generowanie odpowiedzi AI,
• Cloudflare, Inc.: infrastruktura sieciowa i ochrona usługi,
• Google LLC (Kalendarz) i Telegram: wyłącznie gdy klient włączy te integracje,
• Google LLC / Google Ireland Ltd. (Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads): statystyki odwiedzin i pomiar skuteczności reklam na stronach clovie.pl, wyłącznie za zgodą wyrażoną w banerze cookies (pkt 7).

Wymienieni dostawcy mają siedziby w USA, a przekazywanie danych odbywa się na podstawie decyzji o adekwatności (EU-U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (SCC).

6. Okres przechowywania

• rozmowy z widgetu: 90 dni od ostatniej aktywności; po tym czasie są automatycznie i trwale usuwane,
• dane konta i konfiguracja: do czasu usunięcia konta przez klienta (usunięcie organizacji kasuje wszystkie powiązane dane),
• dane rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi.

Klient może ponadto w każdej chwili trwale usunąć pojedynczą rozmowę z panelu (szczegóły rozmowy → „Usuń rozmowę”).

7. Cookies i pomiar

Niezbędne (działają zawsze): ciasteczka sesyjne logowania (Clerk) oraz zapis Twojej decyzji dotyczącej cookies w pamięci lokalnej przeglądarki. Widget czatu zapisuje anonimowy identyfikator gościa w pamięci lokalnej, aby utrzymać ciągłość rozmowy.

Analityczne i marketingowe (wyłącznie za zgodą): na stronach clovie.pl korzystamy z Google Tag Managera do zbierania statystyk odwiedzin (Google Analytics) i pomiaru skuteczności reklam, w tym konwersji (Google Ads). Domyślnie te mechanizmy są wyłączone (Google Consent Mode v2, stan „denied”) i uruchamiają się dopiero po kliknięciu „Akceptuję” w banerze cookies. Przy pomiarze konwersji rejestracji do Google może trafić adres e-mail w formie zahaszowanej (tzw. konwersje rozszerzone), również wyłącznie za zgodą.

Decyzję możesz zmienić w każdej chwili: link „Ustawienia cookies” w stopce strony otwiera baner ponownie.

8. Twoje prawa

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu, a także skarga do Prezesa UODO (uodo.gov.pl). Goście widgetu mogą kierować żądania do właściciela strony, na której działa czat (administratora), lub bezpośrednio na [email protected], a przekażemy je właściwemu administratorowi.