Google Calendar: umawianie wizyt

Po podłączeniu kalendarza asystent pokazuje wolne terminy i rezerwuje je w trakcie rozmowy, bez przekierowywania gościa na osobną stronę i bez wymiany maili.

Obsługuje dwa modele:

• Konsultacje godzinowe: gość wybiera dzień i godzinę w najbliższych dwóch tygodniach, dostaje zaproszenie z linkiem Google Meet. Domyślny model, działa też w rozmowie telefonicznej.
• Rezerwacje na cały dzień: gość wybiera datę z kalendarza na pół roku do przodu. Do tego dochodzą zasoby (atrakcje, sale, sprzęt), z których gość może zaznaczyć kilka naraz na tę samą datę. Model dla firm eventowych, wypożyczalni, wynajmu sal.

Podłączenie

1. W kreatorze asystenta, w kroku Integracje → Połącz Google Calendar. Zalogujesz się swoim kontem Google i potwierdzisz dostęp do kalendarza.
2. Wybierz kalendarz, do którego mają trafiać rezerwacje. Warto założyć osobny (np. „Konsultacje"), łatwiej wtedy panować nad tym, co asystent widzi jako zajęte.
3. Ustaw Co rezerwują goście: godzinę albo cały dzień.
4. Ustaw godziny pracy i strefę czasową (Europe/Warsaw). W modelu dniowym godziny nie mają znaczenia, liczy się, w które dni tygodnia przyjmujesz rezerwacje.
5. W kroku Podstawy włącz Umów konsultację i, jeśli chcesz, zmień etykietę przycisku (np. „Zarezerwuj atrakcję").
6. Opublikuj asystenta.

W widgecie pojawi się wiersz akcji z ikoną kalendarza. Gość klika, wybiera termin, podaje imię i e-mail i dostaje potwierdzenie.

Zasoby: kilka atrakcji na jedną datę

Jeśli wynajmujesz więcej niż jedną rzecz, dodaj zasoby w kroku Integracje, pod ustawieniem kalendarza. Wpisz nazwę (np. „Fotobudka") i kliknij Dodaj zasób. Clovie założy na Twoim koncie Google osobny kalendarz o tej nazwie.

Dlaczego osobny kalendarz na każdy zasób: zajętość jednego nie blokuje pozostałych. Fotobudka zarezerwowana na sobotę nie „zajmuje" dmuchańca, więc drugi gość może zarezerwować dmuchańca na tę samą sobotę, a ten sam gość może dopisać dmuchańca do swojej fotobudki.

W widgecie gość najpierw zaznacza, co chce zarezerwować, a potem widzi tylko te dni, w które wszystkie zaznaczone pozycje są wolne. Po rezerwacji może od razu dopisać kolejną pozycję w tej samej rozmowie.

Każda rezerwacja tworzy osobne wydarzenie w kalendarzu każdego zasobu (np. „Fotobudka: Jan Kowalski"). W opisie wydarzenia zobaczysz cały zestaw zarezerwowany razem i dane gościa.

Chcesz zablokować zasób ręcznie (serwis, własna impreza)? Wstaw zwykłe wydarzenie w kalendarzu tego zasobu. Usunięcie zasobu z panelu nie kasuje kalendarza ani rezerwacji.

Co asystent widzi, a czego nie

Sprawdza wyłącznie zajętość w wybranym kalendarzu (lub kalendarzach zasobów). Nie czyta tytułów wydarzeń ani ich opisów.

Termin jest wolny, gdy mieści się w godzinach pracy i nie koliduje z istniejącym wydarzeniem. W modelu dniowym jakiekolwiek wydarzenie w danym dniu, nawet godzinne, oznacza, że dzień jest zajęty. Jeśli chcesz zablokować czas na dojazd albo przerwę, wstaw zwykłe wydarzenie w kalendarzu.

Domyślna długość slotu konsultacji to 30 minut; zmienisz ją w ustawieniach integracji. Rezerwacje dniowe przyjmowane są od jutra.

Odłączenie i zmiana kalendarza

W kroku Integracje możesz odłączyć konto albo przełączyć kalendarz. Odłączenie nie kasuje wizyt już zarezerwowanych, zostają w Twoim kalendarzu.

Typowe problemy

Objaw	Rozwiązanie
Brak wolnych terminów mimo pustego kalendarza	Puste godziny pracy w Integracjach: ustaw np. pn–pt 9–17 (w modelu dniowym: zaznacz dni tygodnia)
„Brak uprawnień do kalendarza"	Odłącz i połącz ponownie, zaznaczając dostęp do kalendarza
Wizyty trafiają do złego kalendarza	Integracje → zmień wybrany kalendarz lub kalendarz zasobu
Dzień pokazuje się jako zajęty, choć nic nie ma	W modelu dniowym blokuje każde wydarzenie tego dnia, także w kalendarzu jednego z zaznaczonych zasobów
Wiersz „Umów konsultację" nie pojawia się w widgecie	Nie włączono go w kroku Podstawy albo asystent nie został opublikowany
Gość nie może dodać drugiej atrakcji	Asystent nie ma zasobów: dodaj je w Integracjach; bez zasobów obowiązuje jedna rezerwacja na rozmowę