Baza wiedzy asystenta

Asystent odpowiada wyłącznie z materiałów, które mu dasz. Nie zmyśla i potrafi powiedzieć, że czegoś nie wie. Jakość bazy wiedzy decyduje więc o jakości obsługi bardziej niż jakiekolwiek ustawienie w kreatorze.

Trzy sposoby na wgranie wiedzy

Wygeneruj ze strony

Podajesz adres strony głównej, a Clovie czyta stronę, rozpoznaje branżę Twojej firmy i wybiera podstrony, na których zwykle są odpowiedzi na pytania klientów: w sklepie dostawę i zwroty, w restauracji menu, w gabinecie cennik usług. Z ich treści pisze pliki bazy wiedzy, każdy temat pod osobnym nagłówkiem. Od razu przygotowuje też asystenta: nazwę, instrukcję, powitanie, szybkie pytania, ton i kolor. Postęp widzisz na żywo, a całość trwa zwykle kilka minut.

Jeśli Clovie nie znajdzie ważnej podstrony, np. zasad dostawy w sklepie, zatrzyma się i poprosi o jej adres. Wklej go albo kliknij Pomiń i kontynuuj: brakujące informacje uzupełnisz później.

Pliki powstają tylko z treści Twojej strony, a Clovie sprawdza je z nią: ceny, terminy i dane kontaktowe porównuje ze źródłem i usuwa powtórzenia między plikami. Regulaminu nie przepisuje w całości: to, o co pytają klienci (np. termin zwrotu), trafia do właściwego pliku, a pełny regulamin asystent podaje jako link. Jeśli czegoś nie ma na stronie, asystent tego nie będzie wiedział.

Ocena i pytania „Do uzupełnienia”

Na koniec Clovie pokazuje, na ile najczęstszych pytań klientów w Twojej branży asystent zna już odpowiedź. Pytania, na które strona nie odpowiada, czekają w kroku Baza wiedzy kreatora, w części Do uzupełnienia: najpierw te najczęstsze, potem tematy, których strona nie opisała. Przy każdym pytaniu widać, do którego pliku i sekcji trafi odpowiedź. Wpisz ją tak, jak powiedziałbyś klientowi, i kliknij Dodaj do bazy wiedzy. Odpowiedź od razu trafia do właściwego pliku, a jeśli dotyczy jednego z najczęstszych pytań, ocena rośnie.

Pytanie, na które nie chcesz teraz odpowiadać, odłóż przyciskiem Pomiń. Nie znika: pod listą zobaczysz liczbę pominiętych pytań i przycisk Wróć do pytań, który pokaże je znowu razem z polem na odpowiedź.

Pliki ze strony w bazie wiedzy

Pliki trafiają do bazy wiedzy od razu, bez zatwierdzania. Na liście źródeł w kroku Baza wiedzy mają znacznik Ze strony i nie liczą się do limitu plików w planie. Każdy otworzysz przyciskiem Podgląd: tam poprawisz treść i zapiszesz ją przyciskiem Zapisz i przeindeksuj.

Asystent nie odpowiada gościom, dopóki go nie opublikujesz, więc zdążysz przejrzeć pliki. Zrób to przed publikacją, zwłaszcza tam, gdzie są ceny i terminy.

Ponowne generowanie

Gdy zmieni się treść strony, np. cennik albo zasady dostawy, użyj karty Wygeneruj ponownie ze strony w kroku Podstawy kreatora. Clovie przeczyta stronę od nowa i nadpisze nazwę, instrukcję, powitanie, szybkie pytania, ton i kolor. Pliki ze strony zastąpi nowymi, razem z Twoimi poprawkami w nich i odpowiedziami z „Do uzupełnienia”. Pliki wgrane przez Ciebie zostają. Jeśli generowanie się nie uda, konfiguracja i pliki się nie zmienią.

Opublikowany asystent w trakcie generowania odpowiada gościom jak dotąd, a nowa wersja zaczyna działać zaraz po jego zakończeniu, bez osobnej publikacji. Przejrzyj więc pliki od razu. Liczbę generowań w miesiącu wyznacza plan, patrz rozmowy i limity.

Dokumenty „do recenzji”. Czasem pliki ze strony nie trafiają do bazy od razu, bo nie udało się ich zapisać. Czekają wtedy w kroku Baza wiedzy w części Wygenerowane dokumenty do recenzji, tak samo jak pliki asystentów wygenerowanych starszą wersją Clovie. Rozwiń każdy, popraw, jeśli trzeba, i kliknij Zatwierdź i dodaj do bazy albo Odrzuć. Dopóki tego nie zrobisz, asystent z nich nie korzysta.

Wgraj pliki

Obsługiwane formaty: .txt, .md i .pdf. Limit rozmiaru i liczby plików zależy od planu, patrz rozmowy i limity.

W oknie wyboru możesz zaznaczyć kilka plików naraz (Ctrl albo Shift). Panel wgrywa je po kolei i na końcu pokazuje, które się nie udały i dlaczego. Po osiągnięciu limitu plików w planie pozostałe pliki są pomijane.

Uwaga na .docx. Nie jest obsługiwany i panel go nie przyjmie. Zapisz dokument jako PDF albo zwykły tekst.

Jak pisać pliki, żeby asystent dobrze je znajdował

Clovie dzieli plik na fragmenty według nagłówków Markdown (#, ##, ###). Każdy fragment dostaje tytuł z nazwy pliku i nagłówków, np. „cennik › Dostawa › Paczkomaty”, i po tym tytule asystent rozpoznaje temat.

• Jeden temat pod jednym nagłówkiem. Nagłówek nazywa temat tak, jak zapytałby klient: „Dostawa i koszty wysyłki”, a nie „Sekcja 3”.
• Sekcja do ok. 1500 znaków mieści się w jednym fragmencie. Dłuższą Clovie podzieli po akapitach, więc akapit powinien mieć sens także bez sąsiednich.
• Nazwa pliku też jest wskazówką: cennik-uslug.md mówi więcej niż dokument1.md.
• W PDF-ie nagłówki nie są rozpoznawane, a tekst dzieli się po akapitach i zdaniach. Dokument z wieloma tematami lepiej działa jako .md albo .txt z nagłówkami.

Wskaż adres do zaindeksowania

Od planu Starter możesz podać adres strony, którą Clovie ma regularnie odczytywać. Przydaje się tam, gdzie treść się zmienia: cennik, lista usług, godziny otwarcia.

Co warto wgrać w pierwszej kolejności

Kolejność nie jest przypadkowa: to lista posortowana wg tego, jak często dana rzecz ratuje rozmowę:

1. Cennik albo widełki. Pytanie „ile to kosztuje" pada w niemal każdej rozmowie.
2. Warunki dostawy, zwrotów i reklamacji. Najczęstsze źródło maili w e-commerce.
3. FAQ, które już masz, nawet w formie notatki.
4. Zakres usług i to, czego NIE robicie. Drugie jest równie ważne: asystent, który umie powiedzieć „tego nie obsługujemy", oszczędza czas obu stronom.
5. Godziny, lokalizacja, kontakt.

Największą różnicę robi dopisanie tego, o co klienci pytają, a czego nie ma na stronie. Jeśli codziennie odpowiadasz mailem na to samo pytanie, to pierwsza rzecz do wgrania.

Status indeksowania

Każde źródło przechodzi przez trzy stany:

Status	Znaczenie
W kolejce	Plik trafił do kolejki i jest analizowany
Zindeksowane	Asystent już z tego korzysta
Błąd	Nie udało się odczytać, najczęściej skan bez warstwy tekstowej

PDF będący skanem (zdjęciem kartki) nie ma tekstu do odczytania. Taki plik trzeba najpierw przepuścić przez OCR albo przepisać.

Jak sprawdzić, czy baza jest dobra

Nie zgaduj, użyj panelu rozmów. Po pierwszym tygodniu zobaczysz pytania, na które asystent nie umiał odpowiedzieć. To gotowa lista rzeczy do dopisania i najszybsza pętla poprawy, jaką masz.

Drugi test, zanim opublikujesz: zadaj asystentowi pytanie, na które zna odpowiedź, i takie, na które nie zna. Sprawdź, czy w drugim przypadku zachowuje się tak, jak ustawiłeś: prosi o kontakt, podaje telefon albo przekazuje rozmowę człowiekowi.